ПОЛІТИКА ЗАХИСТУ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ
1. Мета та сфера застосування
Навчальний Центр зобов'язується забезпечувати конфіденційність персональних даних всіх осіб (далі - суб'єктів персональних даних), що знаходилися/знаходяться з ним у контакті. Серед таких суб'єктів персональних даних можуть бути абітурієнти, апліканти, студенти, слухачі курсів, інші здобувачі освіти чи послуг Навчального Центра або юридичні особи, які є замовниками цих послуг або їх виконавцями на підставі відповідних договорів. Це включає захист даних від несанкціонованого доступу, зміни, розголошення чи знищення, а також управління ними відповідно до чинного законодавства про захист даних.
Метою цієї політики захисту персональних даних є чітке, лаконічне та прозоре визначення того, як Навчальний Центр здійснює збір, зберігання та використання персональних даних. Кожен суб'єкт персональних даних, ознайомлений з цим документом, надав(-ла) свою згоду на збір, зберігання та використання (включаючи накопичення, обробку та обмін) даних Навчальним Центром. Вони також проінформовані про свої права та цілі збору даних.
Навчальний Центр несе відповідальність за доведення цієї політики конфіденційності до відома всіх зацікавлених сторін.
2. Способи збору
Навчальний центр здійснює збір персональних даних:
- під час комунікації з центром телефоном, електронною поштою, через веб-сайт чи веб чат,
- при оформленні підписки на послуги чи у разі замовлень,
- у процесі взаємодії з повідомленнями, надісланими Навчальним центром,
- через отримання особистої інформації від компаній, де навчаються або працюють суб'єкти персональних даних,
- при надходженні запитів через зовнішніх постачальників,
- під час участі у заходах для налагодження професійних зв'язків,
- у разі повідомлень про проблеми з веб-сайтами чи послугами Навчального центру,
- під час проходження контрольованого онлайн-оцінювання,
- при реєстрації для використання стороннього програмного забезпечення, пов'язаного з продуктами та послугами Навчального центру.
Також Навчальний центр може збирати інформацію, якщо особа надає згоду на використання файлів cookie під час відвідування веб-сайту.
Телефонні розмови можуть записуватися з метою навчання персоналу або вирішення спірних ситуацій. Записи зберігаються протягом 3 місяців і доступні лише команді управління обслуговуванням клієнтів.
Вміст чатів, опитувань до та після чату зберігається протягом 13 місяців. Протягом цього періоду ви можете подати запит на редагування такого вмісту, що призведе до видалення всієї особистої інформації, надіславши електронний лист на адресу data@cim-mia.com.
3. Збирання інформації
Навчальний центр може збирати наступну інформацію про суб'єктів персональних даних:
- ім'я, дату народження, контактні дані (адреса, телефон, електронна пошта),
- відомості про місце роботи (назва компанії, посада, адреса),
- платіжні реквізити (за необхідності),
- резюме (для підтвердження досвіду, навичок, членства тощо),
- IP-адресу, геолокацію при відвідуванні веб-ресурсів центру,
- дані щодо користування веб-сайтами та онлайн-сервісами центру,
- інформацію з файлів cookie,
- ідентифікаційні фотографії (паспорт, посвідчення водія) для онлайн-оцінювання.
Якщо особи надають згоду на отримання маркетингових розсилок, збирається інформація про їх взаємодію з електронними повідомленнями (відкриття, перехід за посиланнями). Це необхідно для аналізу ефективності комунікацій.
Навчальний центр вживає належних технічних та організаційних заходів для захисту персональних даних суб'єктів персональних даних від ризиків втрати, несанкціонованого доступу, знищення, використання, модифікації чи розкриття.
Інформація вважається неконфіденційною, якщо особа оприлюднила її публічно, а також дані, доступні з відкритих джерел для Навчального центру чи третіх осіб.
Дані спеціальної категорії
Навчальний центр, як правило, не збирає даних про спеціальні категорії. Проте, окремі особи можуть надавати інформацію, пов'язану зі здоров'ям, якщо вона необхідна для отримання послуг центру. Наприклад, учасники можуть поділитися такими даними для розумних коригувань за станом здоров'я під час оцінювання або через необхідність відстрочки. Аналогічно, гості та делегати заходів можуть надавати відомості про дієтичні вимоги.
Ця інформація зберігається лише протягом необхідного строку та використовується виключно за призначенням.
Правові основи використання інформації
Навчальний центр використовує особисту інформацію для:
- обробки покупок та надання своїх послуг,
- встановлення та підтримки контактів з особами,
- покращення взаємодії користувачів з веб-сайтом.
При здійсненні покупок, Навчальний центр збирає такі дані:
- ім'я, дату народження, контактні дані (телефон, email),
- адресу, адресу виставлення рахунку,
- назву компанії та її реквізити (за потреби)
Ця інформація необхідна для виконання договору. Без її надання особи не зможуть купувати чи укладати договори з Навчальним центром.
Після покупки, Навчальний центр може надсилати повідомлення про свої продукти та послуги. Це здійснюється на підставі законного інтересу. Особи можуть відмовитись від таких повідомлень або навпаки дати згоду на отримання маркетингових розсилок.
Для безкоштовних продуктів та послуг, дані обробляються на підставі законного інтересу виключно для визначеної мети.
5. Обмін даними
Навчальний центр передаватиме особисті дані третім особам лише з метою надання послуг, виконання укладених угод, якщо це вимагається законодавством або для забезпечення захисту законних прав.
Комунікація з третіми особами
Також Навчальний центр не розголошуватиме інформацію про особу третім сторонам для отримання від них комерційної інформації, якщо особа спеціально не надала на це згоду.
Постачальники послуг
Навчальний центр розкриватиме персональні дані третім особам лише у випадку необхідності надання своїх послуг та ведення бізнесу. До таких третіх сторін належать:
- провайдери телефонії та електронної пошти,
- постачальники платіжних сервісів,
- ІТ-провайдери,
- хостинг-компанії,
- поштові служби та друкарні,
- постачальники пільг для учасників,
- провайдер цифрової акредитації.
Навчальний центр також використовує Google Analytics і Google Signals для аналізу поведінки користувачів на веб-сайті. Будь-які пов'язані з цим персональні дані є знеособленими.
Персональні дані не будуть розкриватись третім сторонам для отримання від них комерційної інформації, окрім випадків, коли особи нададуть на це явну згоду.
Соціальні мережі та інші рекламні партнери
Навчальний центр може збирати певні анонімні або псевдонімні дані про відвідувачів веб-сайту, їх взаємодію в соціальних мережах та інших онлайн-платформах, а також при переходах за опублікованими посиланнями. Це включає IP-адресу, місцезнаходження пристроїв, час та дату доступу, вебсайти, що перенаправляють, та інформацію про поширювані посилання.
Ця обробка даних здійснюється з метою моніторингу залученості користувачів та адаптації продуктів і послуг Навчального центру.
Кампанії з розсилки, друку та виконання замовлень
Навчальний центр розкриватиме персональні дані лише друкарським компаніям та фірмам, що виконують завдання від імені центру, виключно для узгоджених цілей, таких як розсилка журналів, оперативна комунікація з членами або маркетингові розсилки. Ці дані належним чином шифруються, а після досягнення визначеної мети - видаляються.
Платіжна інформація
Навчальний центр:
- не зберігає дані кредитних/дебетових карток, окрім цілей оплати послуг. Ці дані надійно зберігаються і видаляються після оплати,
- не передає фінансову інформацію третім сторонам,
- може залучати інші компанії (процесори платежів, послуги прямого дебету) для надання фінансових послуг особам. Ці компанії використовують дані лише для виконання завдань Навчального центру.
Проведення досліджень
Навчальний центр має право передавати персональні дані третім особам для здійснення дослідницької діяльності від свого імені, включаючи опитування суб'єктів навчання, виключно за наявності попередньої письмової згоди суб'єктів персональних даних на таку обробку. Суб'єкт персональних даних має право в будь-який момент змінити параметри згоди через офіційний веб-сайт Центру.
Кваліфікації
Процедура оцінювання: Постачальникам платформи оцінювання надаються такі дані здобувачів освіти: прізвище, ім'я, по батькові, реєстраційний номер та результати кваліфікаційних випробувань/оцінювання.
Система подання результатів оцінювання: До системи подання та оцінювання зовнішнього контролю передаються прізвище, ім'я, по батькові та реєстраційні номери здобувачів освіти.
Платформа дистанційного оцінювання: Сторонньому постачальнику послуг надаються повне ім'я здобувача освіти, електронна адреса та реєстраційний номер.
Локації проведення атестації: За необхідності, екзаменаційним центрам можуть бути передані такі дані: прізвище, ім'я, по батькові, реєстраційний номер, контактна електронна адреса та номер телефону здобувача освіти. Передача здійснюється виключно з метою комунікації щодо відвідування та стягнення попередньо узгодженої додаткової плати. Після завершення атестаційних заходів персональні дані підлягають знищенню.
Платформи відеоконференцій Zoom, Google Meet: Дистанційні заняття із здобувачами освіти та іншими особами підлягають обов'язковому запису. Термін зберігання відеозаписів становить 18 місяців. У разі наявності невирішених спорів термін зберігання може бути подовжено до одного року.
Верифікаційні запити
Навчальний центр має право отримувати та опрацьовувати запити щодо верифікації членства та кваліфікаційного рівня суб'єктів навчання. У межах здійснення адміністративних та дисциплінарних повноважень, Центр має право надавати третім особам інформацію про статус членства, кваліфікаційний рівень та статус сертифікованого маркетолога без отримання попередньої згоди суб'єкта персональних даних. За межами зазначених випадків, надання будь-якої інформації здійснюється виключно за наявності належним чином оформленої та підписаної суб'єктом персональних даних згоди.
Дисциплінарне провадження
У разі порушення дисциплінарного провадження щодо члена будь-якого кваліфікаційного рівня, за умови підтвердження обґрунтованості скарги, Центр здійснює оприлюднення персональних даних такого члена та результатів дисциплінарного провадження. Така обробка персональних даних здійснюється на підставі легітимних інтересів Центру.
Передача інформації з правових підстав
Центр зобов'язується надавати інформацію про суб'єктів персональних даних у випадках, передбачених нормами загального права або вимогами законодавства. Зокрема, це може стосуватися інформації про протиправні діяння або загрози суспільній безпеці.
6. Порядок та строки зберігання персональних даних
Навчальний центр здійснює зберігання персональних даних виключно протягом строку, необхідного для досягнення мети їх обробки. Тривалість зберігання визначається з урахуванням:
- нормативно-правових вимог щодо Центру (зокрема, у сфері податкового обліку);
- умов договірних відносин з суб'єктами персональних даних;
- наявності згоди суб'єктів персональних даних;
- легітимних інтересів Центру як суб'єкта господарювання.
За загальним правилом, обробка та зберігання персональних даних здійснюється протягом строку дії Договору та 3 (трьох) років після його припинення.
Придбання послуг
При здійсненні суб'єктами персональних даних придбання освітніх/консультативних або інших послуг Навчального Центру, зокрема навчальних курсів, заходів тощо, Центр здійснює зберігання відповідної інформації протягом 6 (шести) років після закінчення фінансового року, в якому відбулося придбання, відповідно до вимог податкового законодавства. У випадках придбання матеріалів, що регулюються Законом про авторське право, зразки та патенти 1988 року, декларації про авторські права підлягають зберіганню протягом 7 (семи) років згідно з законодавством.
Інформаційні запити
За відсутності згоди суб'єкта персональних даних на подальшу комунікацію, інформація зберігається протягом періоду, необхідного для опрацювання та виконання запиту, та додатково протягом 12 (дванадцяти) місяців, після чого підлягає видаленню.
Членство
Інформація щодо членства зберігається протягом 10 (десяти) років з дати останнього поновлення з метою:
- верифікації статусу члена;
- надання інформації про попередню історію членства на запит третіх осіб;
- забезпечення можливості поновлення членства.
Кваліфікаційні документи та результати оцінювання
Відомості про кваліфікацію, включаючи результати атестації, підлягають зберіганню протягом 25 (двадцяти п'яти) років з метою забезпечення можливості верифікації кваліфікаційного рівня. Записи процесу оцінювання, що здійснюється в режимі реального часу, зберігаються протягом 18 (вісімнадцяти) місяців відповідно до вимог зовнішнього регуляторного аудиту Навчального центру.
Реєстрація на безоплатні заходи та доступ до безоплатного контенту
Персональні дані суб'єктів зберігаються протягом усього періоду їх участі у відповідних заходах та підлягають знищенню після спливу 12 (дванадцяти) місяців з моменту завершення такої участі.
7. Профілювання та автоматизована обробка даних
Центр має право використовувати інформацію про взаємодію з суб'єктами персональних даних з метою оцінки актуальності та якості власних товарів і послуг. При цьому Центр не здійснює автоматизованого профілювання та не застосовує системи автоматизованого прийняття рішень щодо суб'єктів персональних даних.
8. Права суб'єкта персональних даних
З урахуванням встановлених законодавством обмежень, суб'єкт персональних даних має право:
- подати запит на отримання копії персональних даних та інформації щодо порядку їх використання;
- звернутися до Навчального центру з вимогою про внесення змін, видалення персональних даних або обмеження їх обробки у разі сумнівів щодо їх достовірності, необхідності видалення або правомірності використання;
- заявити заперечення проти обробки персональних даних з огляду на особливості конкретної ситуації у випадках, коли така обробка здійснюється на підставі легітимних інтересів Центру, для цілей прямого маркетингу або для дослідницьких чи статистичних цілей;
- відкликати надану згоду на обробку персональних даних. Усі інформаційні повідомлення Центру містять опцію відмови від розсилки;
- отримувати персональні дані у структурованому, загальноприйнятому форматі, придатному для машинного зчитування, з метою їх передачі іншому розпоряднику. Однак у певних випадках Центр може бути позбавлений можливості надати частину або всі персональні дані, зокрема, якщо це може призвести до порушення конфіденційності третіх осіб.
9. Процедура розгляду звернень та скарг
У разі виникнення занепокоєнь або запитань щодо збирання, зберігання чи обробки персональних даних, суб'єкту персональних даних рекомендується першочергово звернутися до уповноваженого працівника Центру для обговорення та врегулювання спірних питань.
Альтернативно, звернення можуть бути направлені на електронну адресу: data@cim-mia.com